Top 7 des outils de gestion de projet


Les bons outils ne font pas les bons chargés de projets, mais ils y participent. C’est pourquoi nous allons aujourd’hui ouvrir notre coffre-fort numéro 713 et vous dévoiler le secret de notre méthodologie de travail au sein d’Arcange !

1. Trello

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Véritable Rapeltout de l’équipe, cet outil permet de voir d’un seul coup d’oeil toutes les tâches en cours à réaliser. Similaire à un pense-bête organisé, il se présente sous la forme de différentes cartes modifiables à tout moment et réunissant des tâches sous une même bannière. Ces cartes peuvent en effet être renommées et agencées selon les thématiques, les noms des projets, le stade d’avancement des tâches, la date…etc. L’outil est personnalisable et peut servir de base de travail pour plusieurs collaborateurs.

2. Slack

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Slack est une plate-forme de collaboration qui fait office de messagerie instantanée, permettant à l’équipe de communiquer facilement et rapidement sans devoir faire des kilomètres ou prendre un Poudlard Express pour échanger avec ses collègues. L’application permet aussi d’envoyer des fichiers (images, vidéos, documents) et de partager des liens. En plus des messages privés qui permettent de s’adresser à un collaborateur directement, des channels peuvent également être créés afin d’aborder des thématiques particulières ou regrouper les personnes concernées par un même projet. C’est aussi un très bon canal de discussions pour les sujets plus légers comme proposer à l’équipe de déjeuner au restaurant ou d’aller boire un verre après le travail. On peut ainsi, par exemple, différencier le business, le happiness et la veille.

3. Wrike

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Que serait une bonne gestion de projet sans un planning bien ficelé ? Wrike permet aux collaborateurs de gérer et suivre les dossiers, les délais, les horaires…etc. Il offre une vue globale des projets, facilite les échanges et centralise l’information. Mais Wrike, c’est surtout un moyen d’organiser et découper des tâches, de les affecter et de les planifier pour générer ensuite des outils de pilotage de projet comme un planning Gantt ou la charge de travail de l’équipe. Les clients peuvent également avoir accès au suivi du projet et disposent d’un service de messagerie instantanée qui rend plus fluide les échanges (finis les mails compliqués à rédiger ou à déchiffrer, finies les formules de politesses à n’en plus finir pour une simple demande de renseignement).

4. Bill Jobs

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Il ne s’agit pas du frère de Steve Jobs, mais c’est tout comme ! Bill Jobs, c’est le grand manitou de la gestion budgétaire. En proposant une solution dédiée aux agences de communication, il permet à ces dernières de gérer leur comptabilité, les coûts de production mais aussi l’élaboration des devis client. Bill Jobs facilite l’attribution des travaux, le calcul des taux d’occupation (temps passés) et des coûts internes. Il permet également de générer des plannings avec la répartition des temps de travail mais aussi de gérer les prestataires, notamment grâce au carnet d’adresse. L’outil va également permettre de gérer la facturation une fois le travail terminé, d’assurer le suivi des livraisons et de générer des statistiques.

5. Google Drive

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SURPRISE ! Et oui Google Drive reste un incontournable pour gérer ses dossiers et ses projets. Chaque personne peut ainsi stocker et partager tout type de fichiers sur le cloud (avec l’équipe mais aussi avec nos clients), pour ensuite les modifier de façon collaborative, les télécharger ou les envoyer. Il propose aussi une suite bureautique composée de documents de traitement de textes, de feuilles de calcul, de présentations en slides, de dessins, de formulaires…etc.

6. Toggl

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À l’agence, cela fait très peu de temps que nous utilisons Toggl mais nous l’avons déjà adopté ! Alors qu’est-ce que c’est ? Toggl n’est pas exactement un Retourneur de temps, mais un time tracker qui va permettre de mesurer la durée passée sur chaque projet. Une tâche (affectée à un projet) peut être lancée et arrêtée, pour être reprise plus tard. Ainsi, il est possible de commencer un travail le matin, arrêter le chronomètre le midi pour la pause dèj’ et continuer l’après-midi. De plus, il s’intègre dans tous nos autres outils, y compris dans gmail. Toggl va simplifier le décompte des heures de travail pour un même client et faciliter ensuite le calcul de la rentabilité par rapport au temps passé.

7. HubSpot

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HubSpot est un outil de gestion de la CRM dont l’objectif principal est d’optimiser la qualité de la relation client et qui facilite la gestion de l’avant-vente. Tout comme la Pensine de Dumbledore permet d’entreposer ses souvenirs pour les consulter ultérieurement, HubSpot propose un suivi collaboratif de tous les échanges réalisés avec le client (appels, mails, rendez-vous). Tout est retranscrit dans la CRM avec un système de notes, c’est un véritable post-it géant pour assurer le suivi du client. L’ensemble des collaborateurs détiennent alors le même niveau d’information et sont à même d’agir au mieux lors des différentes étapes de la vente.

 

Et voilà, maintenant vous avez tous les outils pour devenir un bon sorcier… heu… chef de projet. À la prochaine !

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Un article rédigé par Marion Duval
Twitter: @mobduval

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